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Assistant en gestion administrative (H/F) - Concours interne catégorie A

Service, département ou laboratoire de l’ENS Paris-Saclay

Sous l’autorité du Responsable du service, du département ou du laboratoire, l’Assistant-e en gestion administrative coordonne et/ou réalise de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière au sein de son entité.

Activités principales

  • Assurer la coordination et/ ou la réalisation des activités administratives et financières
  • Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
  • Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
  • Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l’entité
  • Assurer, le cas échéant, l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative
  • Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les pôles de l’entité et les partenaires extérieurs
  • Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs du service
  • Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion
  • Organiser la gestion des activités transverses de l’entité

Connaissances

  • Objectifs et projets de l'établissement
  • Techniques de management
  • Gestion des groupes et des conflits
  • Organisation de l'enseignement supérieur
  • Droit public
  • Droit des contrats et conventions (stage, etc.)
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Méthodologie de conduite de projet
  • Techniques d'élaboration de document
  • Connaissances budgétaires générales
  • Finances publiques (notion)
  • Techniques de communication
  • Connaissance générale des ressources humaines
  • Anglais : B1 (cadre européen de référence)

Compétences opérationnelles

  • Réaliser des synthèses
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Créer les conditions favorables à un entretien
  • Conduire des entretiens
  • Déléguer et évaluer
  • Encadrer/animer une équipe
  • Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
  • Concevoir des tableaux de bord

Compétences comportementales

  • Rigueur / fiabilité
  • Réactivité
  • Sens relationnel
  • Diplomatie

Spécificités du poste

57 jours de congés annuels (39 h/semaine)

Recrutement

Par concours interne filière ITRF